Evita la pirateria en tu empresa, sale muy caro.

Con la ley que entró en vigor el 1 de Julio del 2015, es muy fácil caer en el delito de piratería informática. Mucho más sencillo de lo que parece. Hablemos seriamente sobre esto.

Photo credit: portalgda via VisualHunt / CC BY-NC-SA
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Queríamos hablar de este problema desde hace tiempo, ya que el blog principalmente trata sobre software libre que está disponible para cualquiera. Con la reforma del código penal, aprobado el 29 de Enero del 2015, ahora el delito de piratería informática, pasa a ser un asunto serio.

Con los nuevos cambios, entre otras cosas, pasa a ser responsabilidad del administrador que en la empresa exista software ilegal.

El problema es que es enormemente sencillo caer en este delito, a veces de forma totalmente inconsciente, o sin el conocimiento del administrador, responsable o empresario.

Pero más que en grandes empresas, el problema lo pueden tener los pequeños negocios, donde existe muchas veces menos control y menos seguridad sobre los equipos informáticos. También son los mas vulnerables. Un simple enfado con un ex-empleado, o la mala leche de un empresario de la competencia directa, puede hacer que el pequeño negocio se vea inmerso en una denuncia que puede ser difícil de evitar. Por pequeño que sea, por inocente que parezca, hay mucho software (sobre todo si hablamos de Windows) que puede jugar a la empresa una mala pasada.

Es tan sencillo como que un empleado traiga un programa legal a la empresa para mejorar X. El programa es legal , cierto, y totalmente valido, pero dentro de la licencia no se permite su uso bajo ciertas condiciones. Con eso basta para poseer software ilegal, aunque es un ejemplo excesivo.

Normalmente es un problema muy extendido con la mentalidad o las versiones antiguas de Windows, donde era muy difícil conseguir software útil sin pasar por caja. Nadie se imagina una situación similar en la época de las tiendas de aplicaciones en dispositivos móviles, o en cualquier equipo Apple, donde es tan fácil adquirir el programa, de forma gratuita, o de pago y completamente legal.

Pero que el programa sea gratuito y de distribución libre tampoco nos asegura no estar incumpliendo la ley, pues hay que atender siempre las condiciones de uso.

La mejor opción es contactar con una empresa que nos ofrezca un servicio integral y que administre todos los equipos informáticos, pero si el coste es inasumible (en pequeñas empresas lo es) también hay posibilidad de hacerlo dentro de la empresa.

Lo más importante y lo primordial es evitar la instalación de software. Eliminando la posibilidad de usar los equipos con cuentas administrador, se elimina en gran medida la opción de instalar software adicional sin permiso. Solo el responsable de los equipos o la empresa contratada debería poder realizar esta operación. La mala costumbre de que todos los equipos puedan ser usados como administrador, sea quien sea, es derivada principalmente de Windows y casi nunca trae nada bueno.

Controlar lo que hay instalado

El siguiente paso lógico, aunque pueda parecer un poco excesivo, es una auditoria interna para contabilizar todo el software instalado. Yo aconsejaría inventariar también los equipos y sus periféricos. Tener una ficha de vida en según que equipos puede ser muy útil, para determinar las reparaciones, su coste, los años en servicio, etc… Y sí, también metería en el inventario un ratón, o un teclado, con su numero de serie y todo. Puede servir para evitar posibles disputas.

Ahora solo nos queda comprobar las licencias, ver que están todas al día, y que no hay mas equipos que licencias. Todo el software no útil y sospechoso debería ser eliminado. En ocasiones hay equipos que pasan por muchas manos y no tienen ningún control, con lo que acaban con gran cantidad de software que no debería estar ahí.

Lo mejor es encargar, la regulación de las licencias, a una empresa especializada, pero si preveemos que el coste es excesivo, o inasumible, habrá que buscar otras soluciones.

Alternativas a las licencias de pago

La costumbre de épocas pasadas y la inercia, hace que tomemos por normal cosas que no lo son. Para una empresa pequeña, un equipo informático con todas sus licencias, con algunas innecesarias, por ser el programa innecesario, puede acabar con un precio increíblemente alto. En muchas ocasiones es difícil justificar el uso de ese programa de correo electrónico, o ese procesador de textos, tan extendido pero con coste alto. Una simple cuenta de Google y una buena configuración puede agilizar de forma increíble el trabajo en equipo, e incluso eliminar la necesidad de tener una red interna.

Tampoco son necesarios equipos grandes y potentes con Windows instalado. Apple primero y Google desde hace unos años, nos estan enseñando que ni es obligatorio ni es lo mas eficiente. Pequeños equipos con el software justo, puede ser bastante mejor que tener potentes equipos con Windows.

Los Chromebooks o Chromebox, aunque desconocidos, están mostrando de todo lo que serán capaces de hacer en el futuro. La total integración con Android hará que aquellos negocios que precisen en gran medida de teléfonos, puedan gestionar todo como si de un solo equipo se tratara. Es algo que ya está aquí.

Los equipos Apple son más caros, según se mire, pero cuentan con todo el software ofimático básico incluido de serie. Sumar las licencias a los equipos y comparar con un equipo Apple.

Siendo un poco más osados tenemos Linux que actualmente no se diferencia de cualquier otro sistema operativo, y tiene la ventaja que podemos usar un sinfín de software libre de forma gratuita sin infringir ninguna ley. Si grandes empresas y compañías internacionales usan Linux, será por algo.

El problema es el software de gestión

Curiosamente ninguna empresa se la juega con esto, y paga cantidades considerables por tener un buen programa de ERP y CRM, software y mantenimiento. A veces el software es mucho más de lo que necesitan y se come los pocos recursos que tiene para el resto de licencias.

Existen programas de gestión muy buenos con licencias libres, completamente gratuitos, que por sus características necesita ser instalado por profesionales, bajando mucho el precio final al no tener que pagar complementos o actualizaciones, solo la hora del técnico.

Uno de ellos es Tryton y recomiendo echar un ojo.

Otra opción viable es el uso de gestores en línea. Perfectos si el negocio es muy pequeño o tenemos una web online. Con herramientas de CMS como un WordPress y un Prestashop, puede ser suficiente en muchos casos. Pero hay otras opciones.

Curiosamente dentro de nuestros colaboradores tenemos algún profesional del tema, no dejes de preguntar.

Por supuesto que en el hogar es diferente, pero terminar descargando software ilegal es en gran medida por una falta de cultura de lo que es el software libre.

Accede a la publicación de la ley

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